Was haben eine Bibliothek, ein Konferenzraum, ein Baukasten und ein Tresor gemeinsam?

Es ist ein Bild für die wesentlichen Vorteile, die SharePoint bringt. Vorteile gibt es natürlich mehr. Schauen wir uns die Plattform aus Office 365 genauer an.

Davon, wie SharePoint den Arbeitsraum verändert, überzeugen sich weltweit täglich mehr als 20 000 neue Nutzer. In mittleren und größeren Firmen öffnet dieses Werkzeug die Kommunikation unter dem Motto „ohne Grenzen“. Nicht jeder, der über die Einführung von Neuerungen in einer Firma entscheidet, weiß allerdings genau, worin die wichtigsten Vorteile dieser Lösung liegen. In den folgenden Punkten versuchen wir, sie anwenderfreundlicher zu betrachten.

SharePoint als Bibliothek

Stellen Sie sich eine Bibliothek vor, in der alle Ihre wichtigen Dokumente und Dateien sicher abgelegt und zugleich leicht erreichbar sind. Dieser zentrale Speicher für Informationen erleichtert die Zusammenarbeit und den Zugang zu Informationen, spart Zeit und verringert das Durcheinander beim Suchen von Dokumenten. In Dokumenten können Sie gemeinsam arbeiten und sich von überall und jederzeit sicher verbinden, ohne die aktuellsten Informationen zu verlieren. Zugleich bietet SharePoint eine Dokumentenverwaltung weit über den Standard hinaus: die Automatisierung des Lebenszyklus eines Dokuments, verschiedene Vorlagen, Volltextsuche, Versionierung, die Einbindung der elektronischen Unterschrift und einen Prüfnachweis über die Geschichte aller Änderungen.

SharePoint als Konferenzraum

Was fügt den Teamgeist besser zusammen als ein gemeinsam genutzter Raum. Sofortnachrichten, Diskussionsforen, Blogs, das Teilen von Ideen, ein Kalender. Hier kennt die Kreativität keine Grenzen, und das buchstäblich. Kommentieren und beitragen können Sie von jedem Ort aus. Sie können angepasste Seiten für einzelne Projekte oder Teams anlegen. Denken Sie an SharePoint als einen kreativen virtuellen Raum, der Teamarbeit und Produktivität auf eine neue Ebene bringt. Betrachten Sie ihn als den Ort, an dem sich Ihr Team trifft und arbeitet, ohne körperlich anwesend sein zu müssen.

SharePoint als Baukasten

Die Anpassbarkeit und die Skalierbarkeit von SharePoint sind die entscheidenden Eigenschaften, die ihn für mittlere Firmen besonders reizvoll machen. Sie erlauben es Firmen, diese Umgebung nach ihren eigenen Anforderungen und wachsenden Ansprüchen zu erweitern. SharePoint ist wie LEGO. Er ist so gebaut, dass er Hand in Hand mit den übrigen Anwendungen von Office 365 arbeitet, etwa Outlook, Teams oder Excel. Das heißt, Sie können all diese Werkzeuge zusammen nutzen, was die Arbeit wirksamer und flüssiger macht. Sie können Arbeitsabläufe und Formulare anlegen und ihn sogar mit weiteren externen Anwendungen verbinden. Und wenn Ihre Firma wächst, kann SharePoint mit ihr wachsen.

SharePoint als Tresor

Stellen Sie sich SharePoint als einen Tresor vor, in dem alle Ihre Daten nicht nur sicher abgelegt, sondern auch durch weitreichende Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Bei mittleren Firmen nehmen Angreifer oft ein niedrigeres Maß an Absicherung an, weshalb diese Firmen häufig Ziel von Cyberangriffen sind. Für sie ist SharePoint aus dieser Sicht eine reizvolle Lösung. Das Werkzeug bietet eine feine Verwaltung der Zugriffe, Verschlüsselung der Daten, mehrstufige Absicherung, Auditierung, Schutz vor Datenverlust und regelmäßige Updates. Und das alles in einer sehr freundlichen und verständlichen Oberfläche.

Zum Paket der Vorteile gehört auch, dass dies nicht nur eine ausgefeilte, sondern auch eine wirtschaftlich günstige Lösung ist. Da SharePoint Teil der Cloud-Lösung Office 365 ist, müssen Sie nicht in teure Hardware oder Software investieren. Das kann Ihre Investitionsausgaben deutlich senken und die IT-Verwaltung vereinfachen. Nützlich ist auch, dass sich um die regelmäßigen Updates und die Sicherheitsfragen unmittelbar Microsoft kümmert.